Продавать автомобили «КАМАЗ» в 43 страны мира помогает система сбыта, созданная компанией «Интелком» на основе «1С:Управление производственным предприятием 8

ОАО «КАМАЗ» ежегодно реализует более 50 000 автомобилей, которые поставляются в 43 страны мира, «КАМАЗ» является двенадцатикратным победителем конкурса «Лучший экспортёр Российской Федерации». Дилерская сеть автоконцерна включает более 300 автоцентров в России и странах СНГ.

Поставки автомобилей и запчастей на российский рынок обеспечивает «Торгово-финансовая компания «КамАЗ» (ТФК «КАМАЗ»), на международный - Внешнеторговая компа-ния (ЗАО «ВТК «КАМАЗ»). Обе компании входят в Блок продаж и сервиса ОАО "КАМАЗ".

Большое внимание на предприятии уделяется не только качеству и ассортименту выпуска-емой продукции, но и повышению эффективности работы сбытовых подразделений, оптимиза-ции документооборота, в том числе при заключении контрактов на поставку и оформлении до-кументов на отгрузку автомобилей. Многое делается для всестороннего развития долгосрочных партнерских отношений, поддержания лояльности клиентов, в том числе за счет различных скидок и персональных условий сотрудничества.

Ранее работу с покупателями и дилерами осложняло отсутствие единой базы по всем ав-томобилям, подлежащих продаже. Было затруднено получение информации о наличии и место-положении машин на складе, их комплектации, возможности резервирования или отгрузки. Много времени затрачивалось на согласование контрактов и условий поставки, оформление до-кументов по реализации продукции. Расчет скидок клиентам и бонусов производился менедже-рами с помощью электронных таблиц, сложно было своевременно проконтролировать правиль-ность всех выполненных начислений.

С учетом этого было принято решение о создании новой, единой автоматизированной системы сбыта для блока продаж и сервиса ОАО «КАМАЗ» - в рамках масштабного проекта по форми-рованию корпоративной многофункциональной системы управления и учета на базе «1С:Управление производственным предприятием 8». 

Развертывание системы, охватывающей все этапы реализации автомобилей, от предконтрактной работы с потенциальным покупателем до отгрузки и расчёта бонусов дилерам, было выполнено компанией 1С:Франчайзи «Интелком» в течение 8 месяцев. При этом возможности единой корпоративной информационной системы ОАО «КАМАЗ» были расширены. В системе автоматически отражаются условия и согласованная стоимость каждой поставки, обеспечен сквозной учет каждого автомобиля от поступления с конвейера до получения его конечным покупателем, реализована функциональность электронного согласования договоров. 

Значительно ускорились и стали более контролируемыми все процессы по продаже авто-мобилей, упростилось оформления комплекта документов при реализации по госконтрактам и на экспорт.

Раньше о наличии на складе требуемой модели, ее учетной стоимости и комплектации ме-неджер мог узнать, только позвонив непосредственно на склад. Помимо неоправданных трудо-затрат это приводило к многочисленным ошибкам, например, двойной отгрузке одной и той же продукции.

Теперь полная и актуальная информация обо всех автомобилях, поступающих на реализа-цию, представлена в системе «1С:Управление производственным предприятием 8». Появилась возможность по номеру шасси автомобиля оперативно получать полную информацию о его комплектации, доработках и техобслуживании. Сведения о бронировании, перемещении авто-мобиля (вплоть до отправки покупателю) сразу же отражаются в системе. Менеджеру необхо-димо только выбрать и зарезервировать нужный автомобиль.

Автоматически заполняются накладные на отгрузку автомобилей со склада. Как отмечает Лю-бовь Тюрина, и.о. директора по сбыту в регионе Казахстан, «раньше на подготовку сопрово-дительных документов по каждой отгрузке требовался минимум час, теперь же на это ухо-дит не более 30 минут. Кроме того, в системе можно посмотреть все первичные документы по отгрузке, вплоть до поступления автомобиля с конвейера автомобильного завода. Отпала необходимость в ведении бумажных журналов номеров товаросопроводительных документов, т.к. вся нумерация теперь ведется автоматически, в разрезе договоров».

Для отгрузки автомобилей на экспорт все документы формируются сразу в соответствии с тре-бованиями валютного учета: (НДС по ставке 0%, учет курсовых разниц, особенности оформле-ния комиссии и т.д.). Документы автоматически оформляются на 2-х языках, русском и языке страны-покупателя, что гарантирует правильность и оперативность их подготовки.

В системе автоматически собираются данные для заполнения таможенной декларации, упростилась подготовка документов по декларированию экспортных поставок автомобилей. По оценкам руководителя группы отдела декларирования ЗАО ВТК «КАМАЗ» Насретдиновой Райханы Сафиуллиновны, на заполнение одной электронной декларации теперь тратится 10 минут, а раньше на это уходило не менее получаса. 

В компании многое делается для поддержания и повышения лояльности постоянных покупателей, и теперь «1С:Предприятие 8» – незаменимый помощник в этом.

Система помогает сотрудничать с постоянными покупателями на взаимовыгодных условиях. Для каждого клиента указаны его действующие и максимально допустимые скидки, согласованные условия поставки. Регулярно обновляется перечень контрагентов, для которых действуют специальные условия поставки.

Реализован гибкий механизм ценообразования, позволяющий автоматически рассчитывать цену поставки клиенту с учетом его персональной скидки (ранее эти расчеты проводились вручную, что приводило к многочисленным ошибкам в выборе скидки, а значит, и неоправданным убыткам компании). Системой контролируется правильность выбора скидки клиенту, тем самым предотвращаются попытки продажи продукции по цене ниже минимально допустимой.

Оперативное отражение в системе сведений о текущих расчетах с покупателями позволяет сразу же после поступления оплат от покупателей автоматически начислять бонусы дилерам и производить взаиморасчеты с контрагентами и комитентами ОАО «КАМАЗ». 

Система электронного согласования договоров значительно упростила и ускорила процесс за-ключения контрактов, в том числе и согласование стоимости и условий поставки. Система обеспечивает контроль правильности, достоверности и максимальной полноты представляемых в договоре сведений и завершение процесса согласования в минимально короткие сроки. В системе сохраняются все версии документа, внесенные в ходе согласования изменения и комментарии, которые затем обязательно отражаются в финальной версии документа.

Четкое разграничение прав и полномочий участников процесса согласования, возможность внесения изменений в документ только исполнителем позволило свести до минимума вероятность ошибки. На печатные формы согласованных документов ставится особый иероглиф, что исключает возможность изменения или подмены документа после завершения процесса согласования и до заверения уполномоченными представителями сторон. Исключена возможность утери документов, отсутствуют паузы в процессе согласования, связанные с необходимостью передачи документов между отделами и удаленными подразделениями.

У специалистов на всех этапах согласования значительно сократился объем рутинной работы, поэтому больше времени и внимания теперь уделяется анализу рисков и целесообразности за-ключения договора.

На расчет персональных скидок клиента и согласование итоговой цены поставки теперь достаточно нескольких часов, ранее на это уходило несколько дней.

Главное, что система обеспечивает непрерывность работы по согласованию договора и его за-вершение в нужный срок. Для этого каждому участнику на принятие решения отводится строго определенное время, специалисты оперативно информируются о необходимости срочного рас-смотрения поступивших документов. В случае отсутствия кого-либо из ответственных за под-писание лиц, его полномочия автоматически оперативно делегируются группе сотрудников с эквивалентными компетенциями и должностными обязанностями.

Все это позволяет завершить согласование и подписания договора в требуемые Заказчиком сро-ки, что дает компании дополнительное преимущество на мировом автомобильном рынке. 

Наряду с повышением качества и оперативности учета и контроля на всех этапах согла-сования и исполнения контракта, руководство компании отмечает следующие ключевые результаты проекта:

1. Появился инструмент для оперативного анализа и контроля уровня рентабельности и мар-жинальной прибыли. Все эти данные за несколько минут рассчитываются еще на этапе со-гласования контрактов. В дальнейшем, с учетом достоверных и актуальных данных о вза-иморасчетах с покупателями, комитентами, дилерами можно просто и быстро, буквально нажатием нескольких кнопок, проверить их соответствие заданному уровню.

2. Наличие полных и актуальных данных, необходимых для оформления сделки, включая све-дения о персональных условиях сотрудничества, способствовало увеличению числа доволь-ных клиентов, что в конечном итоге повлияло на рост прибыли компании. 

Дополнительная информация:

Группа компаний "КАМАЗ" – крупнейшая автомобильная корпорация Российской Федера-ции. ОАО "КАМАЗ" занимает 16-е место среди ведущих мировых производителей тяжелых грузовых автомобилей. Единый производственный комплекс группы организаций ОАО "КАМАЗ" охватывает весь технологический цикл производства грузовых автомобилей – от разработки, изготовления, сборки автотехники и автокомпонентов до сбыта готовой продукции и сервисного сопровождения.

Сегодня группа организаций "КАМАЗ" включает в себя более 150 организаций, расположенных в России, СНГ и дальнем зарубежье. ОАО "КАМАЗ" выпускает широкую гамму грузовой техники: грузовые автомобили (более 40 моделей, свыше 1500 комплектаций, автомобили с правым рулем), прицепы, автобусы, тракторы, двигатели, силовые агрегаты и различный инструмент.

В 2010 году в ОАО «КАМАЗ» стартовал проект по формированию корпоративной информаци-онной системы управления и учета на основе ПП «1С:Управление производственным предприятием 8». Первоначально был автоматизирован бухгалтерский и налоговый учет, сложные и трудоемкие расчеты, такие как расчет себестоимости и НДС, формирование отчетности (как регламентированной, так и необходимой для принятия управленческих решений).

В настоящий момент корпоративная система ОАО «КАМАЗ» также обеспечивает поддержку ключевых бизнес-процессов корпорации, казначейство, консолидацию отчетности и финансо-вых показателей по компаниям в составе холдинга, взаимодействие с Минобороны РФ по об-служиванию военной техники на базе КАМАЗ, мониторинг и контроль автотранспорта. Пользователями созданной системы управления и учета стали более 20 000 человек, в общей сложности автоматизировано более 7000 рабочих мест.