Автоматизация процессов делопроизводства в одной из компаний Востокгазпрома

ООО «Сибметахим» является дочерним предприятием ОАО «ВОСТОКГАЗПРОМ». Компания входит в число лидеров по производству метанола в России, и в том числе обеспечивает поставку зарубежным компаниям.

Для того чтобы повысить качество и оперативность работы с документацией, генеральный директор «Сибметахим» поставил задачу перевода документооборота в электронный вид. В выборе ЕСМ-системы и поставщика активное участие принимали также ИТ-специалисты и делопроизводители. Основное внимание рабочей группы уделялось классическому делопроизводству и управлению договорной деятельностью. Особый акцент ставился на маршрутизацию прохождения документов и возможность устанавливать жесткие сроки согласования. Отдел автоматизированных систем управления и информационных технологий «Сибметахим» организовал несколько встреч с представителями различных систем российских производителей.

Группа компаний «Интант» (сертифицированный партнер DIRECTUM) представила «Сибметахиму» современную комплексную ECM-систему DIRECTUM, которую успешно внедряет уже более шести лет, и была выбрана исполнителем работ по внедрению.

Проект стартовал в октябре 2012 года и продлится 16 недель. За это время сотрудники компании «Интант» проведут исследование предприятия, подготовят проектные решения, обучат персонал, установят и настроят систему на рабочих местах.

В ходе проекта в электронный вид будут переведены ключевые процессы делопроизводства:

● регистрация входящей корреспонденции и вынесение резолюций;

● согласование и регистрация исходящей корреспонденции;

● ознакомление и контроль исполнения по приказам и распоряжениям по основной деятельности;

● работа со служебными и докладными записками;

● ведение электронного архива.

На втором этапе проекта планируется автоматизировать процесс по управлению договорами.

Поставленные задачи будут реализованы с использованием функционала Базовых модулей DIRECTUM, а также бизнес-решений «Классическое делопроизводство» и «Управление договорами».

Проект направлен на автоматизацию деятельности аппарата управления, секретариата, подразделений заместителей генерального директора и главного инженера, отдела корпоративной защиты, юридического отдела, специального отдела ГО и ЧС. Таким образом, внедрение DIRECTUM повысит качество и оперативность работы с документами во всех подразделениях «Сибметахима».