Россельхознадзор повышает эффективность контрольно-надзорной деятельности с помощью "1С:Документооборот 8"

Управление Россельхознадзора по Тверской и Псковской областям − территориальный федеральный орган исполнительной власти, межрегиональное управление, осуществляющее ветеринарный, фитосанитарный и земельный надзор на землях сельскохозяйственного назначения на территориях двух субъектов Российской Федерации: Тверской и Псковской областей. Штат сотрудников – 387 человек.

Деятельность Управления связана с необходимостью оперирования огромным объемом документооборота - более тысячи входящих, исходящих и внутренних документов в месяц. При этом с большинством этих документов должны параллельно работать сотрудники удаленных подразделений – Тверского и Псковского.

Использовавшиеся ранее в Управлении программные средства собственной разработки позволяли лишь частично реализовать потребности учета и контроля движения документов. Требовалась новая система электронного документооборота (СЭД), которая должна была не просто обеспечить удобную и быструю работу с документами (хранение, регистрацию, коллективное согласование и редактирование), но и обеспечить важные для организации возможности:

· повысить оперативность принятия решений при обращении граждан;

· задавать “сценарий” и регламент выполнения различных процессов и процедур предприятия, контролировать их надлежащее исполнение и документационное обеспечение;

· долгосрочно планировать работу и анализировать её результаты;

· получать статистическую и аналитическую отчетность о результатах проведенных проверок;

· разрабатывать формы используемых в работе бланков и автозаполняемые шаблоны документов;

· автоматизировать учет бланков строгой отчетности.

Специалисты организационно-аналитического отдела Управления Россельхознадзора по Тверской и Псковской областям сравнили возможности, функциональность и интерфейс ряда современных программ. В результате была выбрана СЭД "1С:Документооборот 8 КОРП", наиболее полно соответствующая специфике документооборота организации, благодаря чему весь процесс внедрения, включая доработку, адаптацию программы и обучение пользователей занял всего 3 месяца. За данный период автоматизировано 180 рабочих мест. Для быстрого освоения программы, совместной эффективной работы в ней проведено обучение ключевых пользователей, разработаны иллюстрированные инструкции.

Внедрение выполнялось силами опытных программистов-консультантов ООО "Компания ОМНИТЕК" (тверской фирмы-франчайзи "1С").

В итоге предприятие получило систему электронного документооборота, разработанную в соответствии с особенностями его деятельности, потребностями и пожеланиями пользователей:

· сотрудники удаленных подразделений совместно работают в единой электронной базе документов;

· обеспечено автоматизированное планирование проверок поднадзорных объектов – система сама отслеживает сроки надзорных мероприятий, напоминает о них, а по факту осуществления планирует следующие – исключены ошибки по "человеческому фактору";

· реализован контроль исполнения штрафных санкций, что избавляет сотрудников от необходимости "вручную" обрабатывать большой объем данных;

· разработанные отчеты позволяют быстро и удобно оценивать эффективность надзорной деятельности по многим критериям, корректировать соответствующие мероприятия;

· созданные автозаполняемые шаблоны типовых документов и бланки строгой отчетности обеспечили оперативность, точность и удобство работы;

· настроенные шаблоны типовых процессов, задающие жесткий "сценарий" и нормативы выполнения определенных задач позволяют отслеживать корректность и своевременность их исполнения каждым ответственным сотрудником, повышая и упрощая контроль;

· благодаря разграничению прав доступа пользователей к определенным группам документов, обеспечено соблюдение конфиденциальности и безопасность.

При оценке эффективности внедрения СЭД, сотрудники Управления Россельхознадзора сообщили, что новая система разрешила ряд острых проблем, таких, как отсутствие единого хранилища и достоверной авторизации документов, долгий поиск документов, утеря информации при поломке компьютеров и увольнении отдельных сотрудников, большая трудоемкость сбора документации для проверяющих. Пользователи отметили появление таких возможностей, как делегирование и контроль сроков исполнения поручений, получение адекватной оценки временных затрат сотрудников на исполнение задач, удобный механизм контроля редактирования документов (всегда доступны сведения о дате, авторе, предмете изменений, местонахождении последней версии).

Как отметил начальник организационно-аналитического отдела Управления Наталья Евгеньевна Киселева: "Система "1С:Документооборот 8 КОРП" - многофункциональный программный продукт, позволяющий не только осуществлять полный цикл документооборота от создания документа до архивного хранения, но и проводить анализ документооборота, систематизировать отчетные данные, контролировать исполнение документов. Программа позволяет быстро и эффективно находить необходимые файлы благодаря реализованной полнотекстовой поисковой системе.

Специалисты компании "ОМНИТЕК" разработали и внедрили в Управлении специализированный блок для автоматизации обработки и анализа статистической информации о проведенных контрольно-надзорных мероприятиях, что существенно облегчило работу специалистов Управления и обеспечило достоверность анализа Необходимо отметить, что вся работа проведена на высоком профессиональном уровне, техническое задание выполнено в полном объеме.

Внимательное отношение к заказчику и профессионализм сотрудников Компании ОМНИТЕК позволили быстро внедрить систему электронного документооборота в нашем Управлении, грамотно реализовать все поставленные задачи, а работу в программном продукте сделать для сотрудников Управления более эффективной".