«Газпром трансгаз Томск» перешел на DIRECTUM

ООО «Газпром трансгаз Томск» – дочернее предприятие компании «Газпром». Магистральные газопроводы «Газпром трансгаз Томск» проложены в Тюменской, Новосибирской, Кемеровской, Томской, Омской, Иркутской областях в Алтайском и Хабаровском крае, на Камчатке и Сахалине. Общество в настоящее время эксплуатирует 8 компрессорных и 1 насосно-компрессорную станцию; 129 газораспределительных станций; более 9000 км газопроводов, в том числе 1600 км нефтепроводов. В составе компании 20 филиалов, общая численность персонала составляет почти шесть тысяч человек.

Для оптимизации внутренних бизнес-процессов в «Газпром трансгаз Томск» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбором системы занимался помощник генерального директора – руководитель аппарата компании, а также группа делопроизводства и представители информационно-управляющих систем. В итоге было решено остановиться на ECM-системе DIRECTUM, а внедрение поручить компании «Интант».

Основой проекта внедрения стал функционал Базовых модулей системы, а также бизнес-решений «Классическое делопроизводство», «Управление совещаниями и заседаниями» и «Управление показателями эффективности».

В рамках проекта внедрения были автоматизированы процессы:

регистрации и контроля исполнения приказов и распоряжений, резолюций по входящим письмам, согласования и рассылки исходящей корреспонденции,

подготовки, рассмотрения и исполнения докладных и служебных записок,

управления совещаниями под председательством генерального директора компании.

Для быстрой идентификации документов на предприятии используется технология DIRECTUM Rapid Document Identification, облегчающая поиск электронного документа по его бумажной копии. Благодаря службам ввода и преобразования информации (DIRECTUM Capture and Transformation Services), осуществляется обработка документов, полученных с внешних источников (сканеров, факсов, почтовых серверов и т.д.).

За период перевода СЭД в промышленную эксплуатацию работе с DIRECTUM было обучено более 100 работников администрации и филиалов компании. В систему занесено более 10 тысяч архивных документов, настроен перенос неиспользуемых документов в файловое хранилище. Также была реализована синхронизация системы электронного документооборота с центром интеграции «Газпром трансгаз Томск», что позволяет автоматически обновлять данные о пользователях, сотрудниках и подразделениях. Работа в системе территориально обособленных филиалов компании организована с помощью веб-доступа, таким образом, общее количество автоматизированных пользователей превышает 3 тысячи сотрудников. В настоящее время компания «Интант» продолжает сопровождение и развитие СЭД.