rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:
     
 
 
 
     
     
 

Служба единого заказчика Забайкальского края автоматизировала документооборот на СЭД «ДЕЛО»

Забайкальский край продолжает последовательно развивать электронный документооборот в органах государственной власти и подведомственных структурах. В 2020 году СЭД «ДЕЛО», разработанную компаний ЭОС, внедрила «Служба единого заказчика» региона. В результате часть процессов согласования и внутренних документов учреждения полностью переведены в электронный вид. Поставщиком ПО и исполнителем проекта стал «золотой партнер» ЭОС – барнаульская компания «КС-Консалтинг».

На старте: бумажный документооборот плюс опыт работы в базе СЭД Правительства

Государственное казенное учреждение «Служба единого заказчика» Забайкальского края подведомственно региональному Министерству строительства, дорожного хозяйства и транспорта. Учреждение обеспечивает осуществление Министерством государственных функций и государственных услуг в сфере дорожной деятельности и промышленно-гражданского строительства.

До внедрения СЭД документооборот в ГКУ был организован по централизованной «бумажной» схеме. Точкой «входа» и «выхода» всех документов являлась приемная. Секретари регистрировали в бумажных журналах несколько видов корреспонденции: письма входящие и исходящие, служебные записки, протоколы и распоряжения исполнительных органов власти, доверенности, протоколы лабораторных испытаний, извещения.

Контроль исполнения также был организован в «бумажном» формате. Входящие документы, подлежащие исполнению, доводились до сотрудников под роспись. Но контролировать исполнителей при таком подходе было сложно. Кроме того, существовали стандартные для бумажного документооборота проблемы – необходимость делать копии для всех сотрудников, задействованных в документных процессах, а также трудности с поиском нужных документов.

На момент принятия решения о внедрении в организации СЭД у руководства и специалистов ГКУ уже было некоторое представление о возможностях систем электронного документооборота, так как в организации использовалось 1 рабочее место СЭД «ДЕЛО» Правительства региона. Напомним, что в Забайкальском крае более 10 лет функционирует Единая СЭД, в которой работают все органы власти субъекта, а для многих подведомственных учреждений реализована возможность доступа к общей БД Правительства.

Автоматизация по максимуму в условиях бюджетных ограничений

На старте проекта перед группой внедрения стояло несколько задач: 

  1. Перевести в электронный вид работу с договорами и другими документами, которые необходимо согласовывать с несколькими сотрудниками.
  2. Организовать электронный архив для хранения всех этих документов с простыми и понятными принципами поиска.
  3. Обеспечить средствами СЭД контроль сроков исполнения документов, ускорить процесс ознакомления с ними всех сотрудников. 

Проект требовалось реализовать в условиях достаточно узких бюджетных рамок, что определило специфику лицензирования приобретаемого программного обеспечения. Обеспечить возможность работы в СЭД максимальному количеству персонала учреждения позволили конкурентные лицензии.

Кроме основного приложения, были приобретены опции «Сканирование без распознавания». Также закуплены  лицензии на опцию «Электронная подпись и шифрование» и лицензии приложения «Мониторинг документов». Это приложение, разработанное «КС-Консалтинг», отслеживает новые события в системе «ДЕЛО» и уведомляет пользователя о них, причем оно работает и без запуска СЭД.

Все работы – от обследования и настройки базы до ввода в эксплуатацию и обучения – заняли всего 2 месяца (сентябрь-октябрь 2020 года). Сотрудников разбили на несколько групп, исходя из их ролей при работе в СЭД. Отдельно обучались регистраторы и системные технологи, отдельно – обычные пользователи и руководство. В период авторского надзора все сотрудники под руководством специалистов «КС-Консалтинг» в течение 10 дней осваивали систему на практике.

Что получилось: частично безбумажный документооборот, планы на внедрение ЭП и СЭВ для взаимодействия с Правительством

В результате бюджетные ограничения не помешали решить задачи, озвученные на старте проекта. В частности, в электронный вид переведены следующие процессы:

  • регистрация документов;
  • ознакомление;
  • контроль исполнения;
  • согласование договоров, дополнительных соглашений, аукционной документации.

Служебные записки с запросами информации между отделами также перевели в безбумажный вид.

Приобретение опции «ЭП и шифрование» позволит учреждению начать постепенный переход от схемы «подпись на бумажном носителе и сканирование», заменив обычные подписи на электронные, а также использовать ЭП для подписания исходящих документов при работе с базой Правительства Забайкальского края.

Также в планах ГКУ «Служба единого заказчика» Забайкальского края – наладить взаимодействие с Правительством через «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ) для автоматизации обмена документами между организациями-участниками электронного документооборота и для обеспечения прозрачности обработки документов.

Редактор раздела: Александр Авдеенко (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, ПО, Управление документами

наверх
 
 
     

А знаете ли Вы что?

     
 

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода и Поволжья

04.03.2021 Рынок ПК за год вырастет на 16 %

03.03.2021 За IV квартал в мире появилось более 220 млн 5G-подключений

25.02.2021 Госсегмент увеличит траты на IT

17.02.2021 Менее четверти россиян работают в удаленном или гибридном режиме

12.02.2021 В киберпространстве наступили девяностые

10.02.2021 Импортозамещение на Java становится значимым трендом

09.02.2021 Новое умение – обманывать ИИ

02.02.2021 Применение биометрии в платежах вырастет на 650%

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

ITSZ.RU: последние новости Петербурга