В архивах Удмуртии будет меньше бумаг

«Сейчас в госсекторе, в том числе в нашей республике, много электронных документов дублируются в виде их «твердых» копий на бумаге. Уже подписанный электронный документ приходится заново подписывать в бумажном виде, чтобы обеспечить его легитимность и сохранность на длительный период», — поясняет Тимур Меджитов, министр цифрового развития Удмуртской Республики.

Дублирование процессов в архивном деле вызывает дополнительные расходы. Именно поэтому в 2020 году в Удмуртии решили отказаться от бумажных копий и перейти на хранение электронных документов в цифровом виде. Тогда же оценили ожидаемый финансовый эффект – возможная экономия только для одного региона превысила 29 млн рублей в год.

Разработка системы архивного хранения электронных документов (САХЭД) вошла в число «бережливых» инструментов, которые сегодня внедряются в процессы региональных органов власти. Новое ПО спроектировали на базе «Долговременного архива» Directum. Решение обеспечивает надежное и легитимное хранение документов на протяжении длительных сроков.

«Благодаря САХЭД мы исключили затраты на распечатывание «твердых» дубликатов электронных документов. Больше не нужно организовывать места для их хранения, – поясняет министр. – При этом в разы быстрее проходит обработка документов. Если на бумаге их приходится полистно просматривать, группировать, подшивать в дела, пронумеровывать, то в электронном виде всё делает система».

Также благодаря САХЭД упрощается учет документов. Чтобы сделать опись, достаточно пары действий в программе. Если требуется справка или архивная информация, можно воспользоваться многокритериальным поиском, что заметно ускоряет процесс. Раньше, чтобы найти бумажные документы в Госархиве, сотрудникам требовалось от 15 минут до 3-4 дней. Теперь поиск занимает 10-15 минут.

В САХЭД учтены все требования, которые предъявляются Росархивом. При передаче документов из системы документооборота формируется контейнер. В нем содержатся оригинал документа, его версия в неизменяемом формате PDF/A, метаданные и контейнер с электронной подписью (ЭП), которой он был подписан. Каждый электронный документ в архиве содержит метки времени и доказательства действительности ЭП, что соответствует требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи». Благодаря этому обеспечивается юридическая значимость архивных документов на протяжении всего срока хранения.

Пользоваться системой на первом этапе будут более 500 сотрудников Госархива и органов власти. В их числе делопроизводители и архивисты, которые работают непосредственно с документами организаций и занимаются их комплектованием, хранением и учетом. У каждого пользователя будет свой уровень доступа к данным в системе, который присваивается на основании должностных обязанностей.

В ближайшие годы в Удмуртии планируют масштабировать САХЭД — подключить к ней все органы власти в регионе и муниципальные архивы, а также настроить интеграцию с системами организаций, от которых сейчас поступают документы на хранение.