rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:
     
 
 
 
     
     
 
 
 
     
     
 

МУП «Калининградтеплосеть» автоматизировало документооборот на СЭД «ДЕЛО»

Основной производитель и поставщик тепловой энергии города Калининграда – муниципальное унитарное предприятие «Калининградтеплосеть» - внедрило в управленческом аппарате систему электронного документооборота «ДЕЛО». Трехэтапный проект, стартовавший в апреле 2013 года, к январю 2014-го охватил все отделы и службы организации.

МУП «Калининградтеплосеть» создано в 1969 году. В настоящее время предприятие имеет на балансе 152 источника теплоснабжения, а сеть транспортировки тепловой энергии охватывает все районы Калининграда. Являясь организацией с широким кругом социально-экономических обязанностей, от качества работы которой напрямую зависит благополучие жителей города, «Калининградтеплосеть» уделяет серьезное внимание внедрению в свою деятельность оптимальных организационно-управленческих механизмов.

Одним из векторов повышения эффективности работы управленческого аппарата и деятельности предприятия в целом МУП «Калининградтеплосеть» выбрало упорядочение внутреннего документооборота. Для этих целей было внедрено одно из самых популярных на отечественном рынке IT-решений – система управления документами «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС.

Исполнителем проекта стало ООО «Весткомп Консалтинг», калининградский партнер ЭОС. В МУП «Калининградтеплосеть» до внедрения СЭД «ДЕЛО» сложилась типичная для теплоэнергетических предприятий ситуация: огромное количество документов, обеспечивающих различные бизнес-процессы, сложные схемы документопотоков, большой объем переписки с контрагентами и «слабое звено» на участке отслеживания хода исполнения управленческих решений (следствие отсутствия автоматизации).

Главной целью проекта стало обеспечение прозрачности и упорядоченности всех документально-ориентированных бизнес-процессов. Для этого требовалось оптимизировать прохождение служебных документов, исключив неэффективные схемы, и сделать возможным отслеживание их состояния на всех этапах. Кроме стандартных задач автоматизации (регистрация, контроль, мониторинг исполнения и т.д.), необходимо было реализовать на базе внедренной СЭД работоспособный аналитический инструментарий.

Специалисты ООО «Весткомп Консалтинг» начали проект с анализа маршрутов движения служебных документов на предприятии. Итогом подготовительной стадии стало определение перечня и последовательности работ и пакета приобретаемых лицензий системы.

В апреле-мае 2013 года было автоматизировано основное подразделение, отвечающее за документооборот – отдел делопроизводства. На следующем этапе к СЭД были подключены бухгалтерия, юридический отдел, служба по работе с дебиторской задолженностью и те из производственных отделов, которые обеспечивали документирование основных деловых процессов. Тогда же доступ в систему получили помощники директора и технического директора, а также главный инженер. Эта стадия проекта завершилась в сентябре 2013 года.

В процессе внедрения системы были серьезно переработаны правила работы с некоторыми группами документов и усовершенствованы маршруты их движения. На финальном этапе проекта рабочие места СЭД были установлены и в остальных подразделениях – в инженерной группе, производственной службе механизации транспорта, аварийно-ремонтной службе, производственной службе ремонта котельных, отделе бизнес планирования и др.

К январю 2014 года весь запланированный объем работ был выполнен: система была установлена и настроена, пользователи прошли обучение, СЭД прошла опытную эксплуатацию. На каждом этапе одновременно с подключением новых подразделений проводилась донастройка системы и дополнительное обучение пользователей.

В результате с помощью стандартного функционала СЭД «ДЕЛО» были автоматизированы следующие процессы:

  •  регистрации входящих и исходящих документов, ОРД, договоров и пр.;
  •  ведение поручений и отчетов исполнителей;
  •  контроль исполнения поручений и документов;
  •  отправка документов;
  •  работа с номенклатурой дел;
  •  создание аналитических отчетов по документообороту;
  •  ведение отчетов по специфическим параметрам рассылки писем контрагентам.

Участники СЭД все увереннее используют в работе функционал системы и нарабатывают навыки, которые в дальнейшем позволят успешно перейти к электронному документообороту по некоторым группам документов и шире использовать аналитический инструментарий СЭД «ДЕЛО».

Напомним, что СЭД «ДЕЛО» является одним из самых популярных решений для автоматизации документооборота на предприятиях топливно-энергетического комплекса. Среди пользователей системы – ЗАО «Энерго Сервис» (Томская область), ОАО «Кузбасская энергетическая сбытовая компания», ОАО «Татэнерго», и множество других предприятий, являющихся производителями и поставщиками тепловой и электрической энергии.

Редактор раздела: Александр Авдеенко (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: система документооборота, автоматизация документооборота, СЭД, автоматизация, система электронного документооборота, ЭОС, электронный документооборот, организация документооборота, системы автоматизации, документооборот предприятия, интеграция, системная интеграция, интеграция приложений, информационные системы, СЭД Дело, электронные офисные системы

наверх
 
 
     

А знаете ли Вы что?

     
 

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода и Поволжья

13.11.2024 Т2 запустил первый тариф после ребрендинга

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

ITSZ.RU: последние новости Петербурга