rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:
     
 
 
 
     
     
 
 
 
     
     
 

«ДЕЛО» продолжает осваивать территорию Московской области

В конце 2012 года решение автоматизировать документооборот приняла администрация Солнечногорского муниципального района Московской области.

Основных требований к продукту, на базе которого планировалось создание единой системы документооборота для всех муниципальных структур района, было три:

  •  соответствие требованиям и госстандартам ведения электронного документооборота;
  •  быстрота внедрения и простота освоения пользователями;
  •  надежность и «проверка временем», то есть наличие успешных проектов, реализованных на базе выбранной системы.

Учитывая эти требования, вне конкуренции оказалась разработка компании «Электронные Офисные Системы» – СЭД «ДЕЛО». Этот продукт уже много лет используют многие высшие федеральные органы власти, региональные и муниципальные администрации, а на территории Московской области – областное Правительство и более тридцати муниципалитетов.

Ознакомившись с отзывами коллег, Администрация Солнечногорского района приняла решение автоматизировать документооборот в два этапа. На первой стадии проекта необходимо было решить следующие задачи:

  •  автоматизация процессов регистрации, учета и хранения входящей корреспонденции, обращений граждан;
  •  упорядочивание и автоматизация процессов подготовки, согласования, утверждения (подписания) исходящих документов администрации, а также распорядительных документов;
  •  организация и упорядочивание работы с документами (проектами документов) между подразделениями администрации (в том числе с территориально удаленными);
  •  автоматизация процесса контроля исполнительской дисциплины;
  •  создание предпосылок для перехода к безбумажному документообороту с использованием средств ЭП и шифрования;
  •  автоматизация процессов подготовки справочных и отчетных документов.

Работы по внедрению системы осуществила компания «СофтЭксперт» (г. Тула), золотой дилер ЭОС. Первый этап проекта, включающий информационное обследование, настройку базы данных СЭД, обучение пользователей и авторский надзор, был завершен в течение двух месяцев. В январе 2013 года система была запущена в опытную эксплуатацию.

Было внедрено 40 рабочих мест системы «ДЕЛО», а также опции «ДЕЛО-Web», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода» и «Поиск по штрих-коду». В начале проекта было проведено обследование процессов делопроизводства и маршрутов движения документов в Администрации: изучена специфика документационного обеспечения, проведен анализ документопотоков, выявлены «узкие» места действующей схемы документооборота и сформулированы основные требования к СЭД. Особое внимание было уделено детальному анализу документационного взаимодействия между подразделениями и аппаратом Администрации. В процессе настройки были проведены работы по приведению СЭД к единой технологии делопроизводства и электронного документооборота во всех структурных подразделениях администрации и настройке отдельных опций системы.

Подготовка пользователей системы происходила в два этапа. На первом этапе – обучение технологов системы и сотрудников общего отдела Управления делами, на втором – специалистов всех структурных подразделений Администрации.

Особенностью реализации проекта было внедрение системы на достаточно большом количестве территориально распределенных рабочих мест – проект предусматривал внедрение системы во всех территориальных подразделениях муниципалитета. В настоящее время создано единое информационное пространство для всех структур Администрации Солнечногорского района. Автоматизированы основные делопроизводственные процессы – регистрация, контроль исполнения документов, а также обеспечена возможность удаленной работы в системе и перевода бумажных экземпляров в электронный вид.

В результате внедрения СЭД удалось повысить эффективность обработки внутренних документов и проектов документов за счет электронного согласования, а также повысить наглядность процесса управления документопотоками для руководителей за счет формирования поручений и отчетов исполнителей в электронном виде.

Эффект от внедрения системы был виден сразу после начала работы. Начальник общего отдела Управления делами Администрации В.М. Зибарев отмечает ряд положительных моментов использования СЭД:

  •  структурные подразделения объединены в общее документационное пространство, появилась возможность более эффективно организовать коллективную работу над документами;
  •  усилился контроль исполнения поручений Главы, начальников управлений и отделов;
  •  существенно сократились затраты времени на обработку информации;
  •  повысилась оперативность получения необходимой информации – появилась возможность в любой момент времени узнать, у кого, где и на какой стадии работы находится документ;
  •  применение технологии поточного сканирования позволило сократить затраты на расходные материалы для копировально-множительной техники и бумагу, освободить физическое место для хранения информации в бумажном виде.

В ближайшее время (апрель 2013 года) планируется увеличение количества рабочих мест и опций системы, переход к безбумажному электронному документообороту с применением ЭЦП.

Редактор раздела: Алена Журавлева (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: система документооборота, автоматизация документооборота, СЭД, автоматизация, система электронного документооборота, ЭОС, электронный документооборот, организация документооборота, системы автоматизации, документооборот предприятия, интеграция, системная интеграция, интеграция приложений, информационные системы, СЭД Дело, электронные офисные системы

наверх
 
 
     

А знаете ли Вы что?

     
 

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода и Поволжья

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

ITSZ.RU: последние новости Петербурга