В результате в единую рабочую среду включено около 300 сотрудников, реализован электронный обмен документами и улучшено взаимодействие центрального склада с территориально распределенными филиалами.

ОГУП «Областной аптечный склад» — старейшее государственное фармацевтическое предприятие на Южном Урале. За почти вековую историю развития «Областной аптечный склад» стал современным высокотехнологичным оптово-розничным предприятием, имеющим сеть из 250 аптечных структурных подразделений в Челябинске и Челябинской области. «Областной аптечный склад» динамично развивается, постоянно расширяя ассортимент лекарственных средств и объемы своей деятельности.

Для повышения конкурентоспособности и оптимизации основных процессов оптово-розничной торговли в организации создана современная ИТ-инфраструктура. Важным этапом информатизации предприятия стало начало использования современной системы электронного документооборота. В качестве партнера по внедрению СЭД была приглашена компания АйТи.

Перед началом проекта специалисты АйТи провели анализ сложившихся на предприятии процессов работы с документами, выявили узкие места и определили требования к системе. На этапе обследования выяснилось, что для перевода с «бумажной» технологии на электронную, необходимо ввести ряд регламентирующих документов и инструкций по делопроизводству. Также потребовалось заменить ранее установленную СЭД, имеющую ряд ограничений: отсутствие удаленного доступа к системе через веб-браузер, сложность получения информации о местонахождении и статусе документа в любой момент времени и т.д. В итоге руководство «Областного аптечного склада» приняло решение о внедрении системы класса ЕСМ БОСС-Референт на базе IBM Lotus Notes/Domino, полностью отвечающей задачам и требованиям организации.

Развертывание системы электронного документооборота было начато в ноябре 2010 года. Сейчас СЭД находится в стадии промышленной эксплуатации и охватывает около 300 сотрудников. В новой системе были учтены характерные особенности ведения аптечного делопроизводства. Специалисты АйТи настроили и внедрили функционал для предоставления аналитических отчетов по исполнительской дисциплине и документообороту. В рамках проекта оптимизирован процесс регистрации документов и их перевод из бумажного формата в электронный вид. Для организации потокового сканирования бумажных документов используется программное обеспечение ABBYY Fine Reader.

В результате проекта удалось добиться значительной оперативности взаимодействия между центральным складом, филиалами и аптечными пунктами, а также повысить скорость принятия решений, согласования и исполнения документов внутри предприятия. На базе БОСС-Референт создано общее информационное пространство для документооборота предприятия: единое хранилище документов, единые справочники, единая среда для организации движения электронных документов между сотрудниками по настроенным маршрутам.

Организованные специалистами АйТи учебные занятия для пользователей и администраторов, в том числе дистанционные курсы, существенно облегчили переход сотрудников на новую систему документооборота.

«Мы постоянно работаем над улучшением организации труда сотрудников и качества обслуживания покупателей. Внедрение системы БОСС-Референт еще один шаг в этом направлении, — отмечает Яковенко Валерий Анатольевич, первый заместитель генерального директора ОГУП «Областной аптечный склад». СЭД позволила не только перевести в электронный вид существующий документооборот, но и оптимизировать процессы делопроизводства, связанные с внешней и внутренней корреспонденцией. Приятно отметить, что переход к электронному документообороту состоялся в ожидаемые сроки и теперь поток документов на предприятии стал более прозрачным».