Калужский завод телеграфной аппаратуры входит в состав Государственной корпорации «Ростехнологии» и занимается разработкой и производством аппаратуры связи, а также продукции специального назначения. 

Чтобы исключить проблемы бумажного документооборота – утери документов, большие временные траты на поиск и согласование – было принято решение о внедрении на предприятии ECM-системы. 

Осенью 2014 года в компании был проведен конкурс на выбор ECM-системы, по результатам которого выбрали Directum. Оценивались удобство работы с документами, наличие инструмента для самостоятельной адаптации системы, приемлемое соотношение цены, качества и сроков внедрения. Исполнителем проекта стала компания Акелон, генеральный партнер Directum. 

Реализовать проект удалось в максимально сжатые сроки – 4 месяца. За это время команда внедрения провела детальное исследование бизнес-процессов предприятия. Совместно с рабочей группой КЗТА были спроектированы механизмы оптимизации основных процессов работы с документами: 

обработки входящей и исходящей корреспонденции;

управления организационно-распорядительной документацией;

работы с поручениями и служебными записками;

управления договорами.

По большинству договоров предприятия изначально неизвестен контрагент. Поэтому сотрудники контрактного отдела должны сначала провести процедуру закупки и только после этого указать реквизиты контрагента в договоре. Команда внедрения настроила в системе последовательность процесса: в зависимости от заданных условий, в маршрут согласования договора добавляется этап проведения закупки. 

Если обязанности сотрудника напрямую не связаны с работой в системе, и он не заходит в нее ежедневно, информация о новых непрочитанных заданиях приходит на его электронную почту. Так он всегда остается в курсе работ и может перейти к нужному заданию по ссылке во входящем письме.