АВТОМАТИЗАЦИЯ СБОРА И СОГЛАСОВАНИЯ ПОТРЕБНОСТЕЙ В ТРУ

Закупочная деятельность в Екатеринбурге автоматизирована на базе решения БФТ «АЦК-Муниципальный заказ». В рамках проекта к системе подключен модуль, который автоматизирует:
• процесс сбора потребностей на закупку отдельных ТРУ;
• согласование сформированных потребностей с ГРБС и курирующим органом;
• формирование отчетности о ходе удовлетворения потребностей заказчиков в отдельных ТРУ;
• контроль формирования закупок только из согласованных ГРБС и курирующим органом потребностей.
Функциональные возможности модуля позволяют проводить оперативный мониторинг движения закупаемых ТРУ по всем этапам закупок – от формирования потребности до проведения закупочной процедуры.
 
ЗАКУПКИ ИТ-ОБОРУДОВАНИЯ ПО-НОВОМУ

Благодаря внедрению в систему закупок Екатеринбурга нового модуля автоматизации сбора и согласования потребностей в ТРУ будут реализованы такие важные задачи, как:
• переход к консолидированной модели организации закупок ИТ-оборудования, а впоследствии и других специализированных ТРУ;
• переход на электронный документооборот для обеспечения однократного ввода информации в систему закупок на этапе формирования потребности;
• автоматизированное привлечение курирующего органа на этапе формирования потребности для выбора оборудования с нужными показателями и планирования закупок на более выгодных условиях за счет агрегации заявок;
• применение единого механизма сквозного мониторинга и контроля в части формирования потребностей.
Так, в Екатеринбурге воплощена идея сбора требований к ТРУ до оформления закупки, что позволяет повысить качество и эффективность планирования закупок, а также обеспечить муниципальных заказчиков теми ТРУ, которые максимально соответствуют реальным потребностям.
 
КАК ОРГАНИЗОВАН ПРОЦЕСС
 
1. Формирование потребности на закупку ИТ-оборудования. Специалист отдела закупок организации формирует в системе электронный документ (ЭД) «Потребность», в который включает информацию о необходимом ИТ-оборудовании.
2. ЭД «Потребность» проходит согласование в несколько этапов:
o внутри организации муниципального заказчика;
o проверка ГРБС на соответствие цели закупки и нормирования бюджетных средств;
o согласование с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ или муниципальным органом, курирующим сферу ИТ.
3. Закупка ИТ-оборудования. На основе согласованного ЭД «Потребность» в системе «АЦК-Муниципальный заказ» оформляется закупка и включается в план-график.
Удобно, что определение и согласование заказчиками реальных потребностей в конкретных ТРУ, а также контроль ГРБС осуществляются на этапе планирования бюджета.
 
ПОЛУЧАЕМЫЙ ЭФФЕКТ

Применение в Екатеринбурге функционала нового модуля системы «АЦК-Муниципальный заказ» в сфере ИТ позволило достичь таких результатов, как:
• повышение качества планирования муниципальных ИТ-закупок за счет консолидации ИТ-потребностей и формирования сводного плана ИТ-закупок;
• контроль удовлетворения потребностей муниципальных заказчиков в ТРУ;
• экономия времени квалифицированного персонала при согласовании планов закупок.