До внедрения системы электронного документооборота в управлении использовалась бесплатная программа «Регистрация документов организации», которая в силу своего ограниченного функционала позволяла вести регистрацию и учет документов, но не позволяла организовать движение документов.
Для обеспечения регистрации входящих и исходящих документов организации, сканирования документов и организации передачи документов в электронном виде из канцелярии в отделы было принято решение о приобретении на первом этапе 11 рабочих мест программного комплекса «ДЕЛО».
В ходе реализации проекта Дальневосточным управлением Ростехнадзора были поставлены следующие задачи:
- Организация унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами в отделах.
- Организация электронного банка некоторой части документов.
- Обеспечения оперативного доставки документов для исполнения в отделы.
- Обеспечения поиска документов по набору реквизитов или по содержанию электронного документа.
- Обеспечения автоматизированного контроля за прохождением и исполнением документов.
- Сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции.
- Сокращения сроков создания и автоматизация подготовки экспертных заключений
- Организации оперативного доступа к документам.
В результате реализации первого этапа проекта, вся входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в системе «ДЕЛО». Часть документов сканируется и передается в электронном виде для дальнейшей работы с ними.
На втором этапе проекта планируется приобрести потоковый сканер для обеспечения перевода 100% документов поступающих в управление в электронный вид. Обеспечить рабочими местами удаленные подразделения, тем самым исключив движение бумажных документов внутри организации и повысив оперативность и прозрачность работы с документами.
Система «ДЕЛО» широко используется различными организациями Хабаровского края. Среди клиентов, выбравших это решение Законодательная Дума Хабаровского края, Министерство здравоохранения Хабаровского края, Дальневосточное аэрогеодезическое предприятие, Клинический центр восстановительной медицины, «Охотская горно-геологическая компания» и многие другие.
Проект по автоматизации документооборота Дальневосточного управления Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору ведет компания «ДиЛеММа», Партнер ЭОС.
Редактор раздела: Юрий Мальцев (maltsev@mskit.ru)
Рубрики: Интеграция, ПО