Система DIRECTUM внедрена в холдинге "Татэлектромаш"

Компания Татэлектромаш – производственный холдинг с 30–летней историей. Предприятие производит широкий спектр продукции для строительства, машиностроения и автоиндустрии. С ростом числа заказчиков и усложнением бизнес-процессов внедрение высоких технологий в систему менеджмента холдинга стало необходимым компонентом дальнейшего развития.

Опираясь на опыт предприятий, уже использующих у себя систему электронного документооборота, руководство компании летом 2008 года взяло курс на внедрение системы DIRECTUM. Выбор был обусловлен оптимальным сочетанием стоимости и функционала системы, а также положительным опытом реализации ИТ-проектов у специалистов регионального бизнес-партнера DIRECTUM – компании "Проекты и Решения".

Проект внедрения системы DIRECTUM в ЗАО ХК "Татэлектромаш" стартовал в августе 2008 года. В проектную группу, осуществлявшую внедрение, вошли как специалисты компании "Проекты и Решения", так и сотрудники компании Татэлектромаш. Перед проектной группой был поставлен ряд важных задач:

° перевод документооборота в электронный вид;

° описание, оптимизация и автоматизация основных процессов взаимодействия;

° создание единого хранилища документов с гибкими возможностями доступа к ним;

° создание механизма мониторинга текущих работ;

° создание единой информационной корпоративной среды, обеспечивающей быстрый обмен информацией и возможность создавать аналитический отчеты по разным срезам.

Для решения этих задач внедрялся функционал Базовых модулей DIRECTUM, а также модулей Канцелярия и Управление договорами.

Прежде чем приступить к развертыванию системы, специалисты компании "Проекты и Решения" предложили комплекс мер по оптимизации документооборота, которые позволили максимально эффективно перенести существующую модель делопроизводства в электронный вид. В результате важнейшие процессы взаимодействия перешли в систему уже в модифицированной и улучшенной форме, что способствовало быстрой адаптации электронного документооборота к реалиям холдинга.

Важным нововведением стала модернизация договорной работы. Благодаря функционалу модуля Управление договорами были автоматизированы процессы согласования и регистрации договоров. Специалисты компании "Проекты и Решения" спроектировали все процедуры работы с договорами так, что они легко подстраиваются как под типовые договорные документы, так и под нестандартные виды договоров и соглашений. При этом решение поддерживает учет и хранение технической документации, связанной с договорами: технических заданий, эскизов, чертежей, моделей и других документов.

Оптимизация и стандартизация работы с договорами позволили сократить число участников процесса согласования, соответственно сократился и маршрут, по которому движется договор. Проект договора быстро проходит все необходимое согласование, подписывается руководством с помощью ЭЦП и отправляется на исполнение. Таким образом, бизнес-процесс стал прозрачным и легко управляемым. Все это привело к тому, что сократилось время согласования типового договора: с 3 недель до 3 дней. А некоторые договорные документы, например, типовой договор на продажу, теперь утверждаются всего за несколько часов.

Секретари и делопроизводители компании Татэлектромаш получили новый отлаженный механизм учета входящей и исходящей корреспонденции и контроля поручений. Плюс к этому в систему DIRECTUM полностью перешли процессы:

° согласование служебных записок на оплату;

° выдача, учет и контроль исполнения заданий в рамках проектов;

° учет и контроль входящей и исходящей корреспонденции, приказов, поручений, информационных служебных записок;

° выдача и контроль исполнения служебных записок на техническое обслуживание (Service Desk);

° учет и контроль рекламаций клиентов на проданную продукцию;

° управление совещаниями;

° согласование приказов.

По замерам специалистов компании "Проекты и Решения", в системе в месяц обрабатывается и утверждается более 500 договоров, регистрируется более 1000 входящих писем и подписывается ЭЦП более 200 приказов. Система DIRECTUM развернута на рабочих местах ключевых сотрудников компании Татэлектромаш, работающих в приемных директоров, в канцелярии и производственно-функциональных подразделениях холдинга (договорной отдел, службы снабжения и продаж, бухгалтерские и кадровые службы, руководители производственных и бизнес-подразделений) - всего подключено более 100 сотрудников. Для удаленных сотрудников, находящихся вне офисов компании, внедрено решение "Мобильный клиент", позволяющее принимать и отправлять резолюции по согласованию документов с использованием мобильных устройств.

С лета 2009 года система DIRECTUM перешла в промышленную эксплуатацию. При этом проект активно развивается. В данный момент автоматизируется процесс согласования и учета тендерных заявок. В рамках этого бизнес-процесса будет автоматизирована подготовка заявки с внесением счетов на оплату, согласование по этапам и учет результатов, анализ и контроль поступивших накладных, согласование и оплата утвержденных счетов. В результате будут сокращены сроки проведения тендеров, усилен контроль над фактическим исполнением поставок и контроль над платежами.