Электронный документооборот корпорации «ВОЛМА» на базе Docsvision получил новое развитие

Главный офис «ВОЛМА» расположен на территории завода в Волгограде Корпорация объединяет 7 производственных площадок: Волгоград, Воскресенск, Челябинск, Оренбург, Майкоп, Абсолямово и Минск в республике Беларусь, а продукцию предприятия можно приобрести во всех основных регионах России и ближнего зарубежья. Электронный документооборот был внедрен несколько лет назад в связи с динамичным ростом компании и географически распределенной структурой подразделений. 

Система документооборота объединяет более 500 активных пользователей во всех регионах России и ближнего зарубежья. Ежедневно в системе создается около 500 новых карточек документов и порядка 400 новых заданий и согласований. Директора функциональных направлений используют также почтовый клиент Docsvision, позволяющий согласовывать документы в интерфейсе почтовой программы без необходимости заходить в СЭД. В Docsvision сегодня ведется претензионная работа с дилерами, динамично утверждаются цены для ключевых клиентов и объектов строительства; автоматизирован входящий, исходящий и внутренний документооборот, организован удобный архив. Реализован полный набор шаблонов внутренних документов: от служебных записок до приказов и распоряжений, которые оперативно подготавливаются как из головной компании, так и с производственных площадок, доводятся до исполнителей в виде задач и эффективно контролируются с помощь разработанных отчетов. 

В 2016 году завершен переход на новейшую версию Docsvision 5.4, что обеспечило более современный интерфейс, возможность использования приложений для мобильной работы и более гибкие инструменты по настройке карточек и маршрутов согласований. Переход на новую версию не вызвал сложностей за счет грамотно спланированного обучения и высокого уровня подготовки пользователей. Новый функционал и полное соответствие требованиям корпорации снова подтвердили правильность выбора платформы. 

В целом с внедрением системы расходы на печать в компании были снижены на 32%. Второе важное преимущество – возросла скорость прохождения документов, особенно в географически удаленных офисах, и третье – исключение потерь документов, большое сокращение времени на поиск документа и контроль исполнения. 

Главная перспектива дальнейшего развития системы - это возможность удаленного доступа к системе через почту и мобильные приложения.  Большая часть сотрудников компании находится в постоянном движении за периметром офиса, в связи с чем используются коммуникации на устройствах IPad Air. На них установлены приложения CRM SAP для управления активностью и сбором потребности в готовой продукции. Планируется, что планшеты пополнятся инструментами для работы с документами.  

Александр Любимов, руководитель управления ИТ управляющей компании «Волма»:

«Для качественной реализации ИТ-проекта необходимы три фактора: настроенная под процессы потребителя система, обученные пользователи и качественные справочники данных. Все это с переходом на новую версию Docsvision 5.4 было реализовано в ходе проекта. Если компания использует 80% предложенного функционала системы, а все документы, за исключением идущих вовне и требующих подписи, находятся в СЭД, я считаю проект внедрения успешным».