"Цифровое телевидение" перевела согласование договоров в DIRECTUM

АО "Цифровое телевидение" ("ЦТВ") — совместный проект ВГТРК и ПАО "Ростелеком". Под брендом "Цифровое телевидение" объединены тематические каналы познавательной, детской, кино- и развлекательной тематики.

Компании требовалось выстроить единое информационное пространство и упорядочить работу с договорными документами, сделать ее более прозрачной. Выбор в пользу DIRECTUM руководство сделало по итогам демонстрации системы с реализованным сценарием работы по заявкам на создание договора.

Проект по автоматизации согласования договорных документов стартовал в декабре 2015 года. Значительную часть работ по внедрению специалисты АО "ЦТВ" осуществляли самостоятельно. Сотрудники DIRECTUM проводили обучение, оказывали методическую поддержку и выполняли модификации системы по запросу заказчика.

Первый этап проекта завершился в конце мая 2016 года, его результатом стал автоматизированный и гибко настраиваемый процесс согласования договорных документов. Теперь участники согласования вычисляются автоматически в зависимости от условий договора. При этом каждый согласующий имеет возможность привлечь к рассмотрению документа необходимых пользователей, а вероятность согласования без участия ключевых сотрудников и руководителей сведена к нулю.

В силу специфики структуры подразделений группы компаний АО "ЦТВ", требовалось настроить порядок взаимодействия согласующих, опираясь не только на организационную структуру, но и на функции пользователей в системе. В результате была разработана матрица согласования, основанная на функциональном принципе. В рамках матрицы реализована гибко настраиваемая система заданий и уведомлений для каждого этапа согласования документов.

В процесс работы с договорами также включен этап публикации документов на портале госзакупок. Данные о публикации отражаются в карточке договора, и сотрудники могут следить за своевременностью и корректностью выполнения требований в сфере государственных закупок.

На текущий момент в системе DIRECTUM работает более 50 сотрудников. В согласовании договоров участвуют подразделения трех организаций и одно обособленное подразделение.

В ближайших планах по развитию системы – автоматизация согласования актов выполненных работ и согласования заявок на оплату.