В «ФосАгро» заработал единый электронный архив юридически значимых документов

Создание единого хранилища первичной бухгалтерской документации ускорило работу с документами в департаментах агропромышленного холдинга. Упрощены подготовка отчетности,  систематизация, поиск и обработка документов при выполнении хозяйственных операций. Главный результат проекта: в электронном архиве теперь консолидированы электронные и отсканированные бумажные документы, не надо обращаться к бумаге или работать в двух разных системах.

«До интеграции сотрудники бухгалтерии, департаментов финансового контроля и налогообложения использовали два источника документов, что создавало неудобства и усложняло процесс подбора документации для проведения учетных операций и отчетности . Благодаря взаимодействию двух систем специалисты Общего центра обслуживания холдинга получили возможность работы как с электронной юридически значимой, так и с отсканированной бумажной документацией в едином информационном пространстве на платформе ЭЛАР Саперион, - комментирует Александр Николаевич Гусарин,  директор Центра Обслуживания «ФосАгро». – Опытная эксплуатация интеграционного решения началась в октябре, в результате работать сотрудникам стало удобнее, существенно возросла производительность».

Служба обработки документов электронного архива выполняет периодический мониторинг новых экранных образов, приложений и атрибутивной информации из LegalDoc.  Поступая в единое электронное хранилище, данные ЭДО автоматически объединяются в пакеты с отсканированными бумажными документами по признаку принадлежности к одной финансовой операции.  «ЭЛАР Саперион обеспечивает удобную интеграцию с системами ЭДО, работы по  LegalDoc заняли всего два месяца, - говорит Алексей Лыжин, руководитель проекта ЭЛАР. – На следующем этапе электронный архив «ФосАгро» будет оснащен модулем, который позволит заверять хранящиеся в нем документы электронной цифровой подписью (ЭЦП) и «в одно действие» сразу же отправлять их через операторов ЭДО в налоговые органы. Сейчас подписание ЭЦП требует предварительной выгрузки документов из архива на компьютер пользователя и использования специальной программы».

Система электронного архива на ПО ЭЛАР Саперион используется в «ФосАгро» с сентября 2014 года. Осенью 2015 года на основе ЭЛАР Саперион в Общем центре обслуживания были объединены функции бухгалтерских подразделений филиалов холдинга. В настоящее время в едином электронном хранилище «ФосАгро» уже содержится более 210 тысяч документов.