В «Э.ОН Россия» обновлена ECM-система

ОАО «Э.ОН Россия» – одна из компаний в секторе тепловой генерации электроэнергии в России, образованная на базе ОАО «ОГК-4». В состав компании вошли электростанции мощностью 8630 МВт: Сургутская ГРЭС-2, Березовская ГРЭС, Шатурская ГРЭС, Смоленская ГРЭС и Яйвинская ГРЭС. В 2007 году контрольный пакет акций ОАО «ОГК-4» был приобретен международным энергетическим концерном E.ON, который осуществляет свою деятельность более чем в 30 странах мира.

В 2010 году в ОАО «Э.ОН Россия» была внедрена ECM-система Directum версии 4.7. Автоматизация коснулась процессов согласования служебных записок, приказов и распоряжений, регистрации входящей и исходящей корреспонденции, учета корреспонденции по инвестиционным проектам и контроля выполнения резолюций.

По прошествии четырех лет работы в ней руководство компании приняло решение перейти на новую версию и провести анализ системы на предмет возможной оптимизации бизнес-процессов. Так, в 2014 году команда консультантов и разработчиков ООО «Танаис Ритейл» приняла участие в обновлении версии Directum до 5.0.3. 

Перед запуском проекта специалисты ОАО «Э.ОН Россия» провели централизованный опрос удовлетворенности основных пользователей при работе в СЭД. По результатам интервьюирования было установлено, что основная проблема, с которой сталкиваются пользователи, – неудовлетворенность быстродействием системы, вторая – отсутствие навыков в применении стандартной функциональности. В итоге перед проектной командой ТАНАИС были поставлены цели:

• изменить пользовательский интерфейс веб-доступа Directum;
• усовершенствовать работу маршрутов документооборота.

Для достижения поставленных целей требовалось оптимизировать процессы подготовки, согласования и регистрации исходящих документов, а также процедуры регистрации входящих документов и вынесения резолюций.

На новую версию системы Directum были переведены крупные структурные единицы компании: исполнительный аппарат ОАО «Э.ОН Россия», Сургутская ГРЭС-2, Шатурская ГРЭС, Березовская ГРЭС, Яйвинская ГРЭС, Смоленская ГРЭС, филиал «Э.ОН Инжиниринг».

Проект позволил существенно снизить нагрузку на аппаратное обеспечение и оптимизировать логику маршрутов. Также были изменены общие настройки, влияющие на производительность системы, произведена оптимизация прикладной разработки, обновлен интерфейс и подготовлены новые пользовательские инструкции.

Разработчики отметили, что, благодаря возможностям обновленной платформы, активные пользователи предыдущей версии начали работу в Directum без предварительного обучения. Реагируя на действия пользователя, система запускает обучающие видеоролики с подсказками, что должно упростить освоение новых функций и сокращает затраты на обучение. Также были подготовлены видео-инструкции, которые упростили процесс освоения системы.

В январе 2015 года компания ТАНАИС заключила с ОАО «Э.ОН Россия» соглашение о технической поддержке системы Directum 5.0.3. Под проект была выделена команда специалистов, закрепленная персонально за заказчиком. Специалисты выполняют работы по технической поддержке и сервисному обслуживанию на всех линиях вне зависимости от количества находящихся в работе заявок.

Как рассказывает руководитель отдела разработки ПО компании Танаис Павел Киселёв, проект технической поддержки компании «Э.ОН Россия» имеет свою специфику:

«Территориально распределенная структура компании отражается на времени работы специалистов поддержки - с 5:00 утра по московскому времени. Взаимодействие с пользователями происходит на базе собственной службы технической поддержки компании «Э.ОН Россия». Объем обращений достаточно высок: ежедневно поступает около 5 обращений разного характера».