Управление непредсказуемым

Ключевой доклад конференции сделал Майкл Циглер (Michael Ziegler), руководитель европейского нетворкинг-проекта для том-менеджмента Docville. Он отметил, что много изменений произошло не только в сфере информационных технологий, но и в поведении людей, способах их взаимодействия и друг с другом и с различными организациями. Для этого используются разнообразные каналы коммуникации. Кроме того, организации стали вынуждены хранить большие объемы информации. Всё это породило новые требования к менеджменту.

Аналитические агентства полагают, что в ближайшие годы инвестиции в ИТ в различных странах будут расти, так же, как и ВВП. Они полагают, что эти показатели роста тесно связаны друг с другом. Компания Gartner прогнозируют, что расходы на ИТ в мире в текущем году по сравнению с 2013 г. вырастут на 3,2%. К 2017 году темпы годового прироста будут достигать примерно 3,6%. К 2016 году в мире прирост рынка решений ECM, BPM/Capture составит порядка 10%. Согласно данным IDC, годовой прирост в части расходов на ИТ-решения в России к 2017 году достигнет 6%.

По словам Майкла Циглера, на локальные экономики сегодня сильно влияет мировая глобализация. Чтобы выжить и развиваться, компании стремятся снижать издержки, способствовать росту производительности труда. Хотя очевидно, что все эти меры имеют свой предел, а на смену глобализации идет разделение глобальной мировой экономики на несколько крупных экономических зон, еще есть возможности для совершенствования бизнес-процессов.

В мире самые большие ИТ-бюджеты имеют банки, страховые организации, транспортные, а также коммуникационные и медиа. Меньше всех денег на ИТ выделяют в сфере образования и здравоохранения.

Нынешняя экономическая ситуация привела к тому, что финансовые директора компаний стали более прижимистыми, они хотят заранее знать какую выгоду организация получит от внедрения конкретного решения. Поставщиков и решения сегодня выбирают очень тщательно. Майкл Циглер полагает, что в ближайшем будущем более всего будут востребованы решения, совмещающие в себе мощные аналитические функции, возможность пользоваться ими из «облака», а также с мобильных устройств. Также эти решения должны будут хорошо интегрироваться с ключевыми системами организации-заказчика, и при этом иметь не запредельную стоимость.

Однако одной из главных особенностей таких систем должна быть ориентация на пользователя, его удобство. Сегодня клиенты устали от медленного сервиса, они еще до общения с поставщиком услуг многое знают и о продукте, и о предложениях конкурентов. Клиент ждет быстрого решения его вопроса, но при этом хочет, чтобы это решение имело индивидуальный подход. В силу этого у организациях, предоставляющих услуги на рынке должна быть ИТ, позволяющая взаимодействовать с клиентом по различным каналам.

Майкл Циглер особо подчеркнул необходимость умения работать с большим количеством неструктурированных данных, так как их число составляет порядка 90% всех накапливаемых данных в мире. Если их структурировать и размещать в реляционных базах данных, получится очень дорого. Потом найти нужную информацию будет сравнимо с поиском иголки в стоге сена. К тому же для этого потребуется много специалистов. По прогнозам, к 2015 году понадобится организовать 4,4 миллиона новых рабочих мест, из них в регионе EMEA – 1,3 миллиона. Однако демографическая ситуация такова, что в Европе только 31% рабочих мест будет занято специалистами из европейских государств.

Оценка бизнес-значимой информации должна происходить на основе автоматического анализа. Поэтому необходимы решения нового поколения. В частности, это IDR (Intelligent Document Recognition) – интеллектуальное распознавание документов; обработка естественного языка – Natural Language Processing; распознавание образов (pattern Recognition); интеллектуальный анализ данных (data mining); нейронные сети; управление непредсказуемым – DCM (Dynamic Case Management). Майкл Циглер подчеркнул, что внедрения подобных систем должно быть постепенным, а не одномоментным, чтобы всем участникам процесса было комфортно работать.

Начальник отдела анализа и методологии компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), Елена Антошечкина отметила, что перевод документов в электронный вид предъявляет иные требования к их хранению. «С отказом от создания бумажных документов мы столкнемся с необходимостью обеспечения гарантированного хранения информации и электронных документов в автоматизированных системах», - сказала она. – «Это особенно важно для документов длительных сроков хранения, ведь на протяжении всего срока хранения документы должны сохранять юридическую значимость и быть доступны для использования».

Очевидно, что эта задача должна быть подкреплена законодательно. Требования к автоматизированной системе хранения информации, которые закреплены в ГОСТ Р ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009.  Специалисты компании ЭОС разработали рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. В 2012 году был принят еще один ГОСТ – «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов», также разработанный компанией ЭОС.

В ходе конференции были организованы Круглые столы, один из которых был посвящен юридически значимому документообороту, второй – тому, как эффективно использовать системы электронного документооборота. Также были организованы секции вендоров, выступления, посвященные успешным проектом внедрения СЭД и аналитические доклады.