Система DIRECTUM в Коммерческом Банке Экономического Развития «Банк Казани»

Коммерческий Банк Экономического Развития (КБЭР) «Банк Казани» имеет важное региональное значение. Основным учредителем Банка является Мэрия Казани, поэтому приоритетными направлениями деятельности являются финансирование городского хозяйства и инфраструктуры, банковское обслуживание населения, кредитование малого и среднего бизнеса. Сеть обслуживания банка представлена 12 дополнительными офисами, 4 мобильными офисами с автоматизированной системой обслуживания и 45 банкоматами.

Программа развития «Банка Казани» предусматривает автоматизацию деятельности всего банка, что определяет необходимость использования системы электронного документооборота. Одной из задач банка в 2011 году стало внедрение СЭД. Для ее решения, представленные в республике Татарстан СЭД, были тщательно проанализированы. На выбор в пользу DIRECTUM повлияло тестирование системы, которое проходило в банке на протяжении 2 месяцев. Преимущественными характеристиками стали широкие функциональные возможности DIRECTUM, наличие инструмента разработки для возможности самостоятельной адаптации системы, а также гибкая ценовая политика.

Проект внедрения стартовал в августе 2011 года и осуществлялся Авторизованным партнером DIRECTUM – компанией «МайТэк» (MT Group. В число автоматизируемых процессов вошли:

° регистрация входящих, исходящих, внутренних документов, контроль исполнения поручений;

° работа с организационно-распорядительной документацией (ОРД): служебными записками, а также приказами и распоряжениями по основной деятельности;

° согласование входящих, исходящих договоров и других договорных документов, формирование реестра договоров;

° формирование и согласование повестки и протокола совещаний, контроль исполнения принятых на совещании решений.

Поставленные задачи были решены с использованием Базовых модулей DIRECTUM и дополнительных модулей «Канцелярия», «Управление договорами», «Управление совещаниями». Их внедрение позволило перевести в электронный вид и оптимизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, получить электронный архив, возможность структуризации и быстрого поиска документов, повысить прозрачность процессов и контроль исполнительской дисциплины. Также появилась возможность реального использования электронно-цифровой подписи на всех уровнях банка, чему придавалось особое значение. Внедрение СЭД обеспечило сокращение сроков исполнения поручений, ускорение процесса подготовки и согласования договоров, уменьшение канцелярских расходов, повышение эффективности работы сотрудников банка.

По результатам проекта, который завершился в ноябре 2011 года, в единой системе работают порядка 150 сотрудников банка. В рамках головного и дополнительных офисов автоматизирована работа как рядовых работников, так и высшего руководства, в части рассмотрения документов, вынесения резолюций и контроля над исполнением поручений, а также согласования договорных документов, приказов и распоряжений.

В качестве дальнейшего развития «Банк Казани» планирует автоматизацию и оптимизацию процессов по заявкам на ИТ-отдел, согласование счетов на оплату, а также осуществить интеграцию с «1С: Предприятие 8». Внедрение системы DIRECTUM позволяет анализировать работу и принимать более эффективные управленческие решения, сосредоточив все внимание банка на ключевых направлениях деятельности.