Иркутское управление по недропользованию (Иркутскнедра) является подразделением Федерального агентства по недропользованию и осуществляет функции по оказанию государственных услуг и управлению государственным имуществом в сфере недропользования в Иркутской области. Управление организует государственное геологическое изучение недр, экспертизу проектов, проведение геолого-экономической и стоимостной оценки месторождений полезных ископаемых, а также осуществляет организационное обеспечение государственной системы лицензирования пользования недрами.

Специфика деятельности Управления связана с большими объемами бумажной документации, регистрация и согласование которой в соответствии с внутренними правилами требует строгого соблюдения маршрутов. Наилучшее осуществление этих задач руководство Иркутскнедр видело в автоматизации работы канцелярии и построении электронного архива документов. В связи с этим было решено внедрить систему, позволяющую организовать электронный документооборот и облегчить взаимодействие сотрудников.

Выбор системы инициировала начальник отдела финансов Ирина Перцева. Предпочтение было отдано системе DIRECTUM, которая обладает хорошо реализованной канцелярией, полностью соответствующей ГСДОУ, и удобным архивом электронных документов. Для проведения работ была выбрана компания «Сиброн Консалт».

Внедрение стартовало в декабре 2011 года. Проект основывается на функционале Базовых модулей DIRECTUM и модуля «Канцелярия». Помимо основных задач автоматизации делопроизводства и создания архива электронных документов, будут решаться вопросы по выработке корпоративных стандартов, составлению типовых шаблонов документов и регламентов, разделению ответственности и полномочий.

Проект внедрения планируется завершить за один месяц. В системе будет организована работа канцелярии, отдела экономики, финансов, бухучета и правового обеспечения, отделов лицензирования и воспроизводства минерально-сырьевой базы. По окончании внедрения все поступающие в Управление документы будут регистрироваться в электронном виде и заноситься со сканера в электронный архив, к которому смогут обращаться все сотрудники, взаимодействующие в системе. Исполнение поручений также будет контролироваться электронно.

На последующих этапах планируется автоматизировать работы по договорам и проведению совещаний.