Читатели могут также ознакомиться с первой частью беседы с Владимиром Баласаняном.

- Владимир Эдуардович, в правительстве отмечали, что одной из проблем при реализации системы предоставления госуслуг в электронном виде на федеральном уровне является несовместимость используемых различными ведомствами и регионами решений. Действительно ли это является проблемой, и какие пути для ее решения есть?

Это действительно одна из самых серьезных проблем. В течение многих лет государство не предъявляло никаких единых требований к системам электронного документооборота, поэтому каждое ведомство, каждый орган власти создавал для себя такую систему электронного документооборота, какую считал нужной. В результате системы эти попросту «не понимают друг друга». Т.е. электронный документ, подготовленный в одной системе, не может быть не только автоматически обработан в другой, но, в общем случае, не может быть даже прочитан, в силу того, например, что в различных ведомствах могут использоваться различные текстовые редакторы. В результате межведомственный документооборот у нас до сих пор бумажный. Каждое ведомство распечатывает и размножает бумажные документы, подготовленные в СЭД, а затем отправляет их по почте. А при приеме эти документы снова переводят в электронную форму путем сканирования и вводят в собственную СЭД.

Для решения этой проблемы нужно не только договориться о форматах файлов с документами. Необходимо согласовать также структуру и формат реквизитов (метаданных), содержащих информацию о документе. Стандартизация, связанная с взаимодействием систем, позволит решить такие вопросы, как автоматическая регистрация и маршрутизация документов, направляемых в другие ведомства, автоматическая доставка оповещений о состоянии работы с отправленными ранее документами и т.д. В результате различные ведомства будут взаимодействовать друг с другом не в «ручном режиме», а в максимальной степени автоматизировано и прозрачно для всех заинтересованных участников документооборота.

Еще в 2004 г. группа компаний-разработчиков, объединившись под эгидой Гильдии Управляющих Документацией, разработала первый (и пока единственный) подобный стандарт – «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Состав, содержание и описание зон электронного сообщения».

В 2008 году, приказом Ростехрегулирования на базе нашего предприятия был создан технический подкомитет по стандартизации электронного документооборота (ПК6). И первым национальным стандартом, который будет выпущен нашим комитетом в 2010 году, будет как раз ГОСТ, созданный базе упомянутого стандарта Гильдии.

- Как должна измениться ситуация после принятия нового стандарта?

Стандарт Гильдии уже давно используется нашей и некоторыми другими разработчиками для взаимодействия систем, именно в рамках этого стандарта сформулированы форматы взаимодействия федеральных органов исполнительной власти в проекте межведомственной системы электронного документооборота МЭДО. После принятия нового ГОСТа заказчики смогут включать его в требования к создаваемым ими СЭД и, тем самым, существенно упростят задачу взаимодействия с системами других организаций.

Но проблема не только в стандартах взаимодействия систем, у нас в целом нет единых требований к самим системам, нет даже единой терминологии. Уверен, что стандартизация в области СЭД позволит значительно сэкономить средства на создание и сопровождение систем в организациях и а также уменьшить издержки разработчиков этих систем.

Сейчас, работая в проекте МЭДО и других проектах межведомственного и межкорпоративного взаимодействия, мы разрабатываем более продвинутые механизмы взаимодействия систем различных организаций, которые обеспечивают не только автоматизацию процессов пересылки документов между организациями, но и мониторинг состояния прохождения документа, отправленного в другую организации, т.е. прозрачность электронного документооборота как для внешних организаций, так и для граждан.

- Насколько, по Вашему мнению, указания руководителей страны стимулировали развитие направления предоставления госуслуг в электронном виде? Какова была бы судьба таких проектов при отсутствии инициатив «сверху»?

Электронные услуги неотвратимы – ни мы, ни какая-то другая страна не может игнорировать технологический прогресс. И в общество и, естественно, во власть приходит все больше людей нового поколения, для которых новые и динамично развивающиеся технологии являются не новшеством, а частью образа жизни. Но темпы этой неотвратимости, конечно, во многом зависят от лиц, принимающих решения. Достаточно посмотреть информацию о многочисленных совещаниях и встречах, проведенных в последние два года на самом высоком уровне, ознакомиться с принятыми документами, чтобы понять, что пришло новое, более ясное и четко выраженное понимание целей и задач создания «электронного правительства». И что особенно впечатляет – все это уже осознано нашим управленческим аппаратом – от непосредственных исполнителей до высокопоставленных руководителей.

- Что, по-вашему, собой представляет российский рынок систем электронного документооборота?

Во-первых, есть известная специфика технологии работы с документами в России. Это наши традиционные правила делопроизводства и архивного дела, со специфическими и подробно регламентированными процедурами. И всякая автоматизация работы с документами, как правило, начинается именно с этих делопроизводственно-архивных процедур.

Если же говорить о самих системах, то компаний, предлагающих то, что они сами называют СЭД (никакой нормативной терминологии в этой области у нас нет), уже более чем достаточно – много десятков. Они реализованы либо на универсальных ECM-платформах ведущих мировых поставщиков, либо на специализированных отечественных платформах, либо без применения каких-то платформ. Наши продукты представлены во всех трех категориях: EOS for SP – система документооборота, реализованная на платформе MS SharePoint Portal Server, eDocLib – наш собственный документальный портал, «Дело» и «Архивное дело» – готовые решения. В силу упомянутой мною отечественной специфики, а также необходимости одновременного ведения бумажного и электронного документооборота, отечественные продукты эти должны обеспечивать автоматизацию весьма разнообразных технологических процедур и по своей сложности, как правило, превосходят аналогичные системы, используемые для решения документационных задач в других странах.

Заказчику ориентироваться в этом многообразии систем, зачастую вовсе не сопоставимых по своим функциональным и технологическим свойствам и даже по терминологии очень трудно.

- Расскажите, пожалуйста, под воздействием каких факторов изменяются решения, которые предлагает ЭОС для организации предоставления госуслуг в электронном виде.  

До сих пор мы, как и другие разработчики, главным образом были сосредоточены на создании эффективных СЭД для организаций и предприятий. Сейчас же, когда электронные услуги стали ключевым фактором развития электронного документооборота, основное внимание мы обратили на технологии межведомственного электронного документооборота, без которого оказание электронных услуг невозможно.

Принимая участие в пилотном проекте межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, в том числе в качестве экспертов, мы по собственной инициативе начали исследование опыта организации межведомственного электронного взаимодействия в России и в мире. Результаты этого исследования мы публикуем в виде книги «Современные идеи и опыт государственного управления. Мировой опыт межведомственного электронного взаимодействия», в апреле состоится пресс-конференция, посвященная выходу этой книги. В книге анализируются разнообразные идеи организации межведомственного взаимодействия – от использования всеми органами власти одной системы до интеграции разнородных систем на основе единых стандартов. Многие идеи, с которыми мы познакомились в ходе этого исследования, уже помогли нам при создании наших новых решений.

 - Какие новые продукты компания ЭОС планирует выпустить на рынок в этом году?

Я бы остановился на двух новых продуктах 2010 года .

В апреле мы выпускаем совершенно новый продукт - EDSign, не имеющий прямых аналогов – и не только на отечественном рынке. Это технологическая система, обеспечивающая подписания электронных документов с использованием ЭЦП таким же образом, каким осуществляется подписание традиционных бумажных документов.

Приведу только один пример возможного использования этого продукта. Одна из главных трудностей использования ЭЦП при выпуске документов – руководитель подписывает бумажный документ, когда не нем еще нет регистрационного номера и даты. Номер и дата проставляются на подписанный документ в службе делопроизводства. Если же документ электронный и подписан ЭЦП, то после появления в тексте документа номера и даты, содержание документа формально меняется и подпись руководителя становится недействительной. Система позволяет сохранить сложившуюся технологию. В шаблоне документа заранее «прописываются» поля, в которых ожидается появление подписи руководителя, а также регистрационного номера и даты. Когда документ подписывает руководитель, он подписывает документ с незаполненным полем номера и даты, а когда документ попадает к регистратору, то регистратор, проставляя номер и дату, подписывает документ именно с этими внесенными им значениями реквизитов.

Продукт EDSign реализован в форме надстройки текстового редактора Word 2007, что обеспечивает простоту и наглядность его использования как внутри организации, так и в межведомственном или межкорпоративном взаимодействии. Сами документы могут передаваться подписантам любыми способами – на носителях, по электронной почте, с помощью СЭД, загружаться с портала.

Другой нашей разработкой 2010 года, связанной с межведомственным взаимодействием, является сервер межведомственного документооборота МЭД (рабочее название). Как я уже говорил выше, речь идет о том, что при взаимодействии СЭД, установленных в различных территориально удаленных организациях, во многих случаях очень важно в реальном масштабе времени отслеживать состояние документа, отправленного в другую организацию. В частности, когда и под каким номером он зарегистрирован, кто определен исполнителем по этому документу, подготовлен ли проект решения по этому документу, принято ли решение и какое, отправлен ли этот документ на согласование в третью организацию и т.д.

Инициатор документа или другое заинтересованное лицо может заказать себе получение подобной информации. В этом случае сервер МЭД будет запрашивать у СЭД организации информацию о соответствующих событиях и отправлять ее заказвшему, связавая эту информацию с исходным документом. Сервер МЭД может работать с любой СЭД, которая умеет формировать и отправлять сведения о состоянии работы с документом. С помощью МЭД можно осуществлять, например, централизованный контроль за прохождением поручений в системе организаций, например в территориально распределенной властной структуре, холдинге и т.п.

- Какие крупные проекты были уже реализованы с помощью решений компании ЭОС? Каковы их результаты?

Если говорить о наших крупнейших проектах в органах власти, то я бы выделил системы документооборота, созданные на федеральном и на региональном уровне и связывающие в единое целое документооборот множества территориально распределенных учреждений со многими тысячами и даже десятками тысяч пользователей. Это и избирательные комиссий в рамках ГАС «Выборы», и суды общей юрисдикции в рамках ГАС «Правосудие», и органы прокуратуры в рамках Информационной системы органов прокуратуры, и учреждения Банка России в рамках Системы автоматизации делопроизводства и документооборота ЦБ РФ. Это и единые системы документооборота органов власти субъектов федерации – Республики Башкортостан, Республики Якутия, Калининградской, Ростовской, Липецкой области, Республики Хакассия и многие многие другие. Остановлюсь подробнее на трех проектах, которые впечатляют не собственно масштабами, сколько комплексным решением в области документационного обеспечения управления.

Первый – работы по автоматизации документооборота Правительства Республики Хакасия. Проект «Электронная Хакасия» стартовал в 2001 году, когда Правительство Республики начало активно перестраивать ИТ-инфраструктуру. Одной из составляющих проекта была система автоматизации документооборота «Дело» на 20 рабочих мест. В течение 2009 года проводилась серьезная реструктуризация системы документооборота – все Министерства и ведомства объединили в одну базу данных СЭД, что позволило в октябре 2009 года запустить технологию сквозного электронного визирования и согласования проектов документов в рамках Правительства. В настоящий момент к системе электронного документооборота подключены 27 структурных подразделений Республики Хакасия, налажен обмен документами с использованием ЭЦП («Законы», «Постановления Правительства РХ», «Постановления Президиума», письма и т.д.), объединены базы данных системы «Дело» всех исполнительных органов государственной власти Республики.

Второй проект был реализован в Ростовской области. Администрация этого региона начала эксплуатацию системы электронного документооборота «Дело» в 2007 году. С тех пор эта система стала основой для создания единого информационного пространства и межведомственного электронного документооборота заказчика. Сегодня она используется в аппарате Администрации области, 32 органах исполнительной власти, 55 муниципальных образованиях, в органах государственной и законодательной власти Ростовской области и насчитывает 438 клиентских места. В ходе перехода к электронному документообороту с начала 2010 года в Администрации Ростовской области стартовал пилотный проект по организации электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи. В его рамках 85 руководителей министерств и ведомств, государственных органов власти области получили сертификаты ЭЦП. Около 50 стандартизованных видов электронных документов, формируемых участниками проекта в процессе исполнения бюджета области и подписываемых электронной цифровой подписью, поступают с использованием системы электронного документооборота напрямую в управления и отделы министерства финансов области, в ведении которых находится обработка направляемой информации. Такой подход существенно снижает затраты рабочего времени и увеличивает эффективность бюджетного процесса.

Еще один интересный проект, как раз связанный с реализацией госуслуг, реализуется в Иркутской области, в городе Шелехове. Речь идет об отработке решения по созданию так называемого многофункционального центра по оказанию государственных и муниципальных услуг. Создание такого центра повышает доступность предоставляемых услуг жителям города, в том числе, при использовании интернет-портала. Проект реализуется на базе системы «Дело», одной из важных функций которой является обеспечение электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) для защиты информации. В дальнейшем планируется полноценная реализация межведомственного электронного документооборота, необходимого для более эффективного предоставления госуслуг. Вы можете посмотреть портал этого центра http://mfc-shelehov.ru/default.aspx и сравнить его, скажем, с миланским порталом, о котором я рассказывал выше. Так что уже есть, что сравнивать, поставлены конкретные цели и ясно, куда и примерно как к ним идти.

- Спасибо!